Dossier médical et informations personnelles
Vous pouvez avoir accès à votre dossier médical :
- Par courrier, contre paiement des frais de copies et d’envoi ;
- Par consultation sur place et sur rendez-vous avec la possibilité d’un accompagnement médical organisé et/ou en présence d’une tierce personne de votre choix. Une copie éventuelle de documents pourra être réalisée contre paiement à votre charge des frais de reproduction.
- Par l’intermédiaire d’un médecin : les copies de documents seront adressées au médecin désigné par vos soins après que vous ayez réglé le montant des frais de reproduction et d’envoi.
Dans tous les cas, vous devez au préalable nous adresser par courrier le formulaire « demande d’accès DPI » suivant, accompagné d’un justificatif d’identité afin de préparer votre demande.
Dans le cas d’une personne mineure, le droit d’accès est exercé par le ou les titulaires de l’autorité parentale justifiant sa qualité pour agir. À la demande du mineur cet accès à lieu par l’intermédiaire d’un médecin désigné par le titulaire de l’autorité parentale.
A noter :
Si vous êtes ayant droit d’un patient décédé ou étiez son concubin ou son partenaire lié par un PACS, vous devez attester de votre qualité en produisant une copie de votre pièce d’identité et les justificatifs suivants, selon le cas :
- Pour le conjoint survivant et les enfants : une copie du livret de famille
- Pour les autres ayants droit : un acte de notoriété ou de succession délivré par un notaire
- Pour le partenaire lié par un PACS : un certificat de PACS
- Pour le concubin : un certificat de concubinage ou de vie commune
- L’acte de décès.
Sont considérés comme des « ayants droits »:
- Les héritiers légaux (conjoint survivant, enfants ; en leur absence, selon les règles de succession, les parents du patient, les frères et sœurs…)
- Les héritiers testamentaires
Vous devez également motiver votre demande (article L1110-4 du code de la santé publique) en précisant l’objectif que vous poursuivez. Vous n’aurez accès qu’aux documents médicaux répondant au motif de la demande et uniquement si la personne ne s’y est pas opposée de son vivant.
Un courrier de réponse à votre demande sera effectué dans un délai de huit jours suivant la réception de votre demande (si votre dossier est complet).
Si votre dossier date de plus de cinq ans, ce délai est porté à deux mois.
Protection des données personnelles (RGPD) :
- Des informations nominatives, administratives et médicales vous concernant sont recueillies au cours de votre séjour à la clinique. Ces informations sont réservées aux équipes de soins qui vous suivent, ainsi qu’aux services administratifs chargés de la gestion de votre dossier.
- La clinique d’Aufréry s’engage à garantir la confidentialité et la sécurité de ces données, conformément à la réglementation applicable, lors de la collecte, l’utilisation, le transfert et le stockage des informations à sa disposition.
- Vous pouvez accéder aux informations figurant dans votre dossier. Vous disposez, par ailleurs, sous certaines conditions, d’un droit de rectification, d’effacement de ces informations, ou du droit de vous opposer ou de limiter leur utilisation.
- Votre dossier médical sera conservé pendant une durée de 20 ans à compter de la date de votre dernier séjour dans l’établissement ou de la dernière consultation.
- Par ailleurs, afin de permettre l’accès à votre chambre et la gestion des repas, l’accueil de la Clinique vous fournit un badge individualisé pour toute la durée de votre hospitalisation. Une notice d’information sur l’utilisation de ce dispositif est à votre disposition à l’accueil.
- Afin de vous informer au mieux, et vous permettre d’exercer vos droits, vous pouvez contacter notre délégué à la protection des données (DPO) :
Adresse mail : DPO@clinique-aufrery.com
Adresse postale : DPO – Clinique d’Aufréry,
1 Place du Maréchal Niel, 31130 Pin-Balma.
Si vous estimez que vos droits ne sont pas respectés, vous pouvez également exercer votre droit de réclamation auprès de la CNIL, via le site
Mon Espace Santé :
Dans le cadre de votre prise en charge, la clinique d’Aufréry utilise Mon Espace santé, un service sécurisé proposé par l’Assurance Maladie.
Si votre Dossier Médical Partagé (DMP) est activé, vos documents de sortie seront automatiquement déposés dans Mon Espace Santé. Vous pourrez ainsi y accéder facilement et les partager avec les professionnels de santé de votre choix.
Afin d’assurer un suivi optimal de votre santé, nos équipes peuvent être amenées à consulter votre DMP ou votre Dossier Pharmaceutique. Ces consultations nécessitent votre consentement préalable. Vous pouvez à tout moment gérer les autorisations de visibilités depuis Mon Espace Santé.
Pour faciliter votre suivi médical, vous pouvez communiquer avec les professionnels de notre établissement via la messagerie sécurisée de Mon Espace Santé. Cet espace vous permet d’échanger en toute confidentialité avec nos équipes et de recevoir des informations importantes concernant votre prise en charge.
Vos droits en tant qu’usager
- Informations et consentements
Vous avez le droit d’être informé de façon la plus complète possible par les professionnels de santé qui vous suivent sur les différentes investigations, traitements ou actions de prévention proposées, sur leur utilité, leur urgence, leurs conséquences, leurs risques fréquents ou graves, les alternatives possibles et les conséquences possibles d’un refus. Nous avons également l’obligation de vous informer postérieurement.
L’information est donnée au cours d’un entretien individuel avec votre médecin et à chaque étape de votre prise en charge par les professionnels.
Vous pouvez choisir de ne pas être informé. Dans ce cas, vous voudrez bien le préciser aux médecins qui vous suivent afin que cette demande soit inscrite dans votre dossier médical. Vous avez le droit d’exprimer votre consentement tout au long du processus de soins et de le retirer à tout moment, après en avoir informé l’équipe médicale.
Une information individualisée est réalisée de façon régulière par du personnel compétent auprès de nos patients. Si vous avez des questions ou souhaitez un complément d’information, n’hésitez pas à les solliciter.
Également, dans le cadre de la politique de gestion des risques, du respect des droits, la clinique d’Aufréry s’inscrit dans une démarche qualité afin de répondre aux attentes « savoir », « comprendre », « être informé » des patients et de leur entourage touché par un dommage associé aux soins.
- La personne de confiance
Pendant votre séjour, vous pouvez désigner par une personne de votre entourage pour vous accompagner tout au long des soins. Cette personne, désignée est votre « personne de confiance », elle sera consultée au cas où vous ne seriez pas en mesure d’exprimer votre volonté ou de recevoir l’information nécessaire à cette fin. Elle pourra, en outre, si vous le souhaitez, assister aux entretiens médicaux afin de vous aider aux prises de décision. Sachez que vous pouvez annuler votre désignation ou en modifier les termes à tout moment. Il vous appartient d’informer cette personne du rôle que vous souhaitez lui confier et de rechercher son accord écrit.
[cf article L.1111-6 du Code de la santé publique]
- La personne à prévenir
Pendant votre séjour, vous pouvez désigner une ou des personne(s) à prévenir.
La personne à prévenir peut-être contactée par l’équipe médicale et soignante en cas d’événement particulier d’ordre organisationnel ou administratif (transfert vers un autre établissement de santé, fin du séjour et sortie de l’établissement…). Elle n’a pas accès aux informations médicales vous concernant et ne participe pas aux décisions médicales.
Vous pouvez, tout au cours de votre hospitalisation demander à changer de personne à prévenir.
Le rôle de la « personne de confiance » n’est pas le même que celui de la « personne à prévenir ». Les informations qui peuvent être communiquées à la personne à prévenir sont limitées et ne peuvent pas concerner les informations couvertes par le secret médical et professionnel.
- Refus de soins et sortie contre avis médical
Vous avez droit au respect de votre liberté individuelle et pouvez refuser un traitement ou les soins proposés. En cas de sortie contre avis médical, vous serez informé des risques encourus du fait de votre état de santé et des formalités administratives de sortie devront être effectuées.
Vous devrez dans ces deux cas signer un document constatant le refus de soins ou la sortie contre avis médical. Une copie de ce document sera annexée à votre dossier médical.
- Les directives anticipées
Toute personne majeure peut, si elle le souhaite, rédiger des directives anticipées afin de préciser ses souhaits quant à sa fin de vie, prévoyant ainsi l’hypothèse où elle ne serait pas, à ce moment-là, en capacité d’exprimer sa volonté. [cf article L.1111-1 1 du Code de la santé publique]
Si vous souhaitez avoir des renseignements, vous pouvez demander à rencontrer une personne référente à la clinique. Une copie de ce document sera annexée à votre dossier médical.
- Remerciements et réclamations
Si vous souhaitez exprimer votre satisfaction ou insatisfaction de votre prise en charge, si vous avez été victime d’un évènement indésirable lié à vos soins, nous vous invitons à vous adresser directement au médecin responsable de votre séjour. Si cette première démarche ne vous apporte pas satisfaction, vous pouvez demander à contacter la personne en charge des relations avec les usagers, pour recueillir votre plainte ou réclamation ou, si vous le préférez, vous pouvez lui écrire à l’adresse suivante : Clinique d’Aufréry, 1 Place du Maréchal Niel, 31130 Pin-Balma.
- C.D.U. : Commission des Usagers
La Commission Des Usagers (CDU) est chargée de veiller au respect des droits des usagers et de contribuer à l’amélioration de la politique d’accueil et de prise en charge des personnes malades et de leurs proches. Elle facilite les démarches de ces personnes et veille à ce qu’elles puissent exprimer leurs griefs auprès des responsables de service ou de l’établissement, entendre les explications de ceux-ci et être informées des suites de leurs demandes.
Pour établir ces recommandations, la CDU s’appuie, en particulier sur vos griefs, plaintes, réclamations, remerciements, remarques ou propositions : c’est pourquoi, il est très important, que vous soyez satisfait ou non, de nous en faire part.
Si vous n’êtes pas satisfait(e) de votre prise en charge, si vous avez été victime d’un évènement indésirable grave lié à vos soins, nous vous invitons à vous adresser directement au médecin responsable de votre séjour. Si cette première démarche ne vous apporte pas satisfaction, vous pouvez demander à rencontrer la personne en charge des relations avec les usagers, pour recueillir votre plainte ou réclamation ou, si vous le préférez, vous pouvez lui écrire à l’adresse suivante : Clinique d’Aufréry, 1 Place du Maréchal Niel, 31130 Pin-Balma ou par mail à bureau-medical@clinique-aufrery.com
Votre demande sera instruite selon les modalités prescrites par le code de la santé publique et fera le lien avec la CDU. La CDU pourra vous mettre en relation avec un médiateur médecin ou non médecin, membre de la CDU. Le (ou les) médiateur(s) vous recevront, vous et éventuellement votre entourage, pour examiner les difficultés que vous rencontrez. Un représentant des usagers, membre de la commission des usagers, peut vous accompagner dans votre réclamation et, si vous le souhaitez, pendant votre rencontre avec le médiateur.
- Les médiateurs
Leur mission est de permettre de renouer le dialogue entre les professionnels et les usagers lorsque la confiance est rompue et/ou d’apporter des explications dans le cadre de conflits où une rencontre paraît difficile et donc de maintenir un dialogue et une confiance de qualité envers notre institution.
Le médiateur médecin peut être saisi concernant la mise en cause l’organisation des soins et le fonctionnement médical du service. Le médiateur non médecin pour toutes les autres questions relatives aux autres aspects de votre séjour à la Clinique d’Aufréry. Si votre plainte ou réclamation concerne tous types de questions, vous pouvez vous entretenir avec les 2 médiateurs. La saisie de l’un ou de l’autre est donc fonction du motif de réclamation de l’usager.
Médiateur Médical : Dr FREXINOS Michel, Médecin directeur
Médiateur non Médical : Mme PERISSE, Directrice des Affaires Médicales et Paramédicales.
Ainsi que les représentants des associations d’usagers ci-dessous désignés.
- Les associations d’usagers
Les représentants des associations d’usagers de santé agréées ont pour mission de faire part de vos besoins, défendent et veillent au respect de vos droits au sein de l’établissement. Leurs associations sont également susceptibles d’accompagner le retour à domicile. Vous pouvez les contacter aux coordonnées ci-après ou en demandant à l’Accueil de la Clinique.
L’union Nationale De Familles Et Amis De Personnes Malades et/ou Handicapées Psychiques (UNAFAM) représentée par Mme Florence NOIRET :
5 Rue Michel Ange, 31200 Toulouse – https://www.unafam.org/
31@unafam.org
05 61 48 11 56
L’Union Départementale des Associations Familiales (UDAF) représentée par Mme PARISOT (Représentante des usagers) :
57 Rue de Bayard, 31000 Toulouse
05 61 13 13 82
http://www.udaf31.fr
Fédération des Associations Familiales Catholiques (AFC) représentée par Mme CHOTARD (Représentante des usagers Suppléante)
-https://www.afc-france.org/contact
afc.hers@gmail.com
Fédération Française Sésame Autisme représentée par M. REYSSEGUIER
reysseguiersesameautisme31@gmail.com
Par ailleurs, les associations Bi pôles31 membre de la FNAPSY et. FNATH31 sont invitées en qualité d’associations représentantes de patients à participer à la Commission Des Usagers. Ces associations peuvent être sollicitées par les usagers.
- Charte Romain Jacob
La clinique d’Aufréry est signataire de la charte nationale Romain Jacob visant à améliorer la santé et la prise charge des personnes en situation de handicap. Cela passe notamment par une écoute des besoins pour adapter les parcours de soin et le mode de prise en charge. N’hésitez pas à signaler un besoin d’aide spécifique avant votre admission afin de vous accueillir dans les meilleures conditions.
- Règlement intérieur
Le règlement intérieur de la clinique vous est remis à votre entrée. Il vous sera demandé de le signer. Celui-ci vous est alors opposable.
